মেইল মার্জ করার জন্য মূলত মাইক্রোসফট ওয়ার্ড (MS Word) ব্যবহার করা হয়। এটি একটি প্রক্রিয়া যেখানে একটি মূল ডকুমেন্টের (যেমন, একটি চিঠি) সাথে ডেটা সোর্স (যেমন, মাইক্রোসফট এক্সেল বা আউটলুক) থেকে প্রাপ্ত তথ্যকে একত্রিত করা হয়, যার ফলে একাধিক প্রাপকের জন্য ব্যক্তিগতকৃত ডকুমেন্ট তৈরি করা সম্ভব হয়। 

• MS Word: এটি হলো মূল সফটওয়্যার যেখানে আপনি মেইল মার্জের মূল প্রক্রিয়াটি সম্পন্ন করেন। এখানে আপনি একটি প্রধান ডকুমেন্ট তৈরি করেন এবং এতে প্লেসহোল্ডার ব্যবহার করেন। 
• MS Excel: এটি ডেটা সোর্স হিসেবে ব্যবহৃত হয়, যেখানে প্রাপকদের নাম, ঠিকানা এবং অন্যান্য প্রাসঙ্গিক তথ্য একটি স্প্রেডশিটে সংরক্ষিত থাকে। 
• MS Outlook: এটিও একটি ডেটা সোর্স হিসেবে কাজ করতে পারে, বিশেষ করে যখন প্রাপকদের যোগাযোগের তথ্য আউটলুকের পরিচিতি (Contacts) ফোল্ডারে থাকে।